湖北轻工职业技术学院
关于进一步加强财务管理工作的意见
为进一步明确学院财务工作职责，规范财务行为，切实加强财务管理，建设廉洁高效的内控体系，保障学院各项工作顺利开展，根据国家和省有关财经法规政策的规定，现就加强学院财务管理工作提出如下意见。
一、明确工作职责
学院财务工作在学院党委领导下，由财务处统筹管理，相关处室、院（部）各司其职，负责本部门工作项目及根据分工须统筹全院支出的预算编制和执行。
办公室负责各类会议、大型活动项目计划统筹，负责公务接待、公车运行经费预算编制和管理。
组织部负责党员干部培训等经费预算编制及管理。宣传部负责统筹全院宣传经费预算编制及管理。
人事处负责人员（含离退休人员）工资（含校内教师课酬）、保险、公积金、抚恤金等经费预算编制及管理。
后勤处（资产管理部门）统筹全院办公用品及电脑耗材的预算与执行，负责全院教职工（含离退人员）医疗费用（含体验）的预算编制与管理，负责政府采购预算编制及执行，负责资产新增、处置及日常管理。
学工处统筹全院学生经费的预算编制与执行。
教务处统筹全院的文印预算编制与执行，负责全院外聘教师的课酬预算编制与执行。
对外交流与合作处负责学院公务出国（境）经济预算编制和管理。
二、规范预算编制
学院的预算编制应坚持“厉行节约、突出重点、科学规范、注重绩效”的原则，紧紧围绕学院中心工作和重点任务，统筹安排各项经费，保障基本支出，细化项目支出，确保预算编制准确完成。
1、人员经费。人员经费包括在职人员工资、津补贴、离退休费和资金等，由人事处按照有关政策和规定编制。
2、公用经费。公用经费包括办公费、差旅费、水电费、电话费、邮寄费、公务用车运行费、物业管理费等。由各处室、院部按照有关标准编制。
3、设备购置费。各处室、院部根据工作需要提出需求，由后勤处（资产管理部门）按照有关政策和规定编制。
4、工作项目经费。由各处室、院部根据年度工作任务，按照有关标准编制。
5、“三公”经费：
因公出国（境）费。由对外交流与合作处编制。
公务接待费、公务用车运行费（含租车费）。由学院办公室编制。
6、政府采购预算。各项支出中需要进行政府采购的，对照年度政府采购目录，由后勤处（资产管理部门）按照“应编尽编、应采尽采”的原则编制政府采购预算。
财务处根据年度预算编制的要求，结合各部门编制的预算方案，统筹编制学院年度预算，报学院党政会议审定后按程序报上级审批。
三、严格预算执行
学院预算严格按照“先有预算、后有支出”的原则执行，严格执行国库集中支付、公务卡结算和政府采购等政策规定，严格执行国家和省关于会议费、培训费、接待费、差旅费等财务开支规定。严禁超预算或者无预算安排支出，严禁超范围，超规定标准支出，严禁虚列支出，转移或者套取资金.
1、审批权限及流程.
在批复预算内，预算执行实行一事一报，由承办部门提出具体预算方案，报分管领导审批（属三重一大范围的，须报院长办公会审批），送财务处备案。预算执行发生变化（或使用机动经费）的，须送财务处审核后报分管财务工作的院领导审批（若金额超过3万元，须经过院长办公会审批）。政府采购支出须经后勤处（资产管理部门）负责人审核。
根据上级要求增加的工作任务,或者特殊原因确需在学院年度预算之外追加的支出,由承办部门根据工作任务编制预算，主管副院长审核后，送财务处向上报批，其中，10万元以下的,由分管财务副院长审批；10万元以上30万元以下的,由分管财务副院长审签后报学院主要领导审批；30万元以上的,由学院党委会或院长办公会研究决定.待预算追加批准后,承办处室再按照已批复预算程序报账.
2、相关规定和要求
差旅费严格按照[湖北省省级党政机关差旅费管理办法]执行.住宿和城市间交通在职务级别对应标准内报销；出差人员由接待单位或其他单位安排就餐和提供交通工具的，应向接待单位或其他单位交纳相关费用；报销时应提供国内公务差旅审批单、机票、车票、住宿费发票等凭证。
会议费严格按照《湖北省省级党政机关会议费管理办法》执行。不能采用电视电话、网络视频召开的会议应在四星级以下（含四星级）的湖北省党政机关会议定点饭店召开；会议费实行综合定额控制，报销时应提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、定点饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据，电子结算单等凭证。
培训费参照《湖北省省级党政机关培训费管理办法》执行。培训按照计划实施，费用实行综合定额标准，分项核定、总额控制；报销时应提供培训通知、实际人员签到表，讲课费签收单以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等凭证。
公务接待费严格按照《湖北省党政机关国内公务接待管理办法》执行。每次公务接待可安排工作餐一次，并严格控制标准和配餐人数，中餐不得提供酒水；公务接待实行一事一报，报销时应提供财务票据，派出单位公函，公务事前审批单和公务接待清单等。
3、预算执行进度管理
各处室工作项目预算执行情况纳入处室年度考核管理。财务处定期通报各部门预算执行情况，加强过程督办，提高预算执行效率。
四、完善政府采购和资产管理
政府采购预算支出严格执行政府采购法及实施条例，执行《湖北省省级政府采购工作规程》等规定，由后勤处（资产管理部门）按规定组织采购，建立采购台账。对达到公开招标限额标准的项目，必须实行公开招标。
学院固定资产由后勤处（资产管理部门）管理，财务处建账核算。新增资产应统筹考虑存量资产、实际需要和资产配置标准，加强论证，从严控制。存量资产定期进行清查盘点，后勤处（资产管理部门）和财务处及时对账，确保账帐相符、账实相符。固定资产处置严格执行固定资产管理的相关规定，及时办理固定资产核销手续。
五、加强日常管理和财务监督检查
加强制度建设。办公室、人事处、对外交流与合作处、后勤处（资产管理部门）等要分别修订或完善学院有关会议、培训、公务出国、公务接待、政府采购、资产管理等具体办法，统筹加强对相关工作的管理。财务处要制定差旅费、培训费等各项支出财务报账具体方法。
明确财务工作相关责任。学院发生的各项支出，经办人及分管领导对原始凭证的真实性、合规性负责；财务处对报账程序的合规性负责，并承担票据的审查责任。
坚持预决算报告制度。财务处每年向职代会报告学院下一年度预算方案、本年度预算执行情况及各部门项目预算执行情况。
加强财务监督检查。财务处对各部门的工作项目经费使用情况开展绩效评价，评价结果作为安排以后年度项目预算的重要依据；定期开展内部稽核工作，对重大支出进行合规性审查。对违反相关规定的财务行为，及时责令改正；对违反财经纪律的行为，将按照有关规定和程序追究责任，对已发生而又无法撤回的不规范开支，须先追责，处理责任人后方可报销。
湖北轻工职业技术学院预算管理办法
一、总 则
第一条 为了进一步加强财务管理，规范学校财务行为，强化学校预算调控的职能，保证预算的权威性与严肃性，科学配置办学资源，根据《中华人民共和国预算法》、《高等学校财务制度》以及湖北省财政厅、教育厅有关省属高校预算的管理办法，结合学校实际，现制定本办法。
第二条 学校预算是学校根据事业发展计划和任务编制的并按规定程序报省教育厅、省财政厅审核批准的年度综合财务收支计划。学校预算由收入预算和支出预算两部分构成。
第三条 学校及其非法人独立核算单位的各项收支必须全部纳入学校预算。
第四条 学校必须建立健全与财务管理体制相适应的预算管理体制及运行机制，合理划分预算级次，确立预算管理决策、执行和监督机构，并明确各自职责权限。
第五条 学校必须按管理层次，建立校内经济责任制，构建多层次经济责任体系，确保预算按规定执行。
第六条 学校预算管理的主要任务是：建立健全预算管理体制和运行机制；制订和完善预算管理办法及其实施细则；科学合理地编制预算，积极组织收入，统筹安排支出；组织预算实施，监督预算执行，分析报告预算执行情况。
第七条 预算年度自公历1月1日起至12月31日止。
第八条 预算收入和预算支出以人民币元为计算单位。
二、预算管理体制
第九条 学校预算实行“统一领导、集中核算、分级管理”的管理体制。
第十条 学校党委会、院长办公会是学校预算管理的决策机构，其主要工作职责是审查、批准学校关于预算的规章制度；确定学校预算编制的方针、原则；审议、批准学校预算编制方案和预算调整方案；审查、批准学校决算报告。
第十一条 财务处和各业务部门是学校预算管理的执行部门。财务处具体负责学校预算的编制，预算指标的分配、预算的执行和调整；各处室、院部负责编制本部门财务收支预算并监督预算的执行。
三、预算编制原则与要求
第十二条 预算编制的原则：
（一）全面性原则：学校预算要体现综合预算的要求，所有应纳入学校预算管理的收支，必须全部纳入年度预算，统一管理，统筹安排，全面反映各项事业计划和任务的需要。
（二）稳妥性原则：学校预算要坚持量入为出，收支平衡。编制收入预算要积极稳妥，安排支出预算要统筹兼顾。要优先保证基本支出，安排项目支出要量力而行，严格控制预算风险。
（三）效益性原则：学校预算要协调好规模、结构、质量、效益之间的关系，坚持勤俭办学，反对铺张浪费，不断提高资金使用效益。
（四）重点性原则：学校预算要以科学发展观为指导，着眼学校总体规划和长远发展，着力加强内涵建设，优先保证重点建设需要。
第十三条 预算编制的要求
（一）真实准确：学校预算要严格按照规定准确编制收支预算，实事求是地反映学校各类资源的基本信息。
（二）科学规范：学校预算编制的程序设置和时间安排要力求合理，预算编制的方式方法要妥当完善，各项测算要有理有据。对安排的项目，要开展可行性论证，并分轻重缓急，严格排序遴选，科学规范地进行预算编制工作。
（三）公正透明：学校预算编制所依据的各项政策、标准和方法要公开透明，结果应做到公平公正。
（四）及时明晰：学校预算要严格按规定的时间和内容，不断细化收支项目，及时编制。
四、预算编制程序
第十四条 学校部门预算编审的程序
学校预算由财务部门负责编制草案，实行“两上两下”的编报审核程序：
（一）学校根据下年度事业发展计划和省级部门预算有关规定，汇集有关基础资料，主要包括基础信息资料、各项收入预测资料、项目支出预算申报资料等，编制预算草案，经学校审议后报省教育厅、省财政厅（即“一上”）。
（二）省教育厅、省财政厅审核学校报送的“一上”资料后，下达下年度财政拨款数和收支预算总控制数（即“一下”）。
（三）学校根据省财政厅下达的收支预算总控制数，按照规定的编制方法，编制预算收支计划，经学校审议后报省教育厅、省财政厅（即“二上”）。
（四）省教育厅、省财政厅对学校“二上”预算计划进行全面审核。省人大审议批准省级年度预算后，省教育厅、省财政厅将年度部门预算下达学校执行（即“二下”）。
第十五条 学校校内预算编审和程序
（一）学校校内预算根据省财政对高校预算的编制要求，各部门负责编制本部门下一年度业务计划及经费预算，并附文字说明，按规定时间报学校财务处。
（二）学校财务处根据学校发展计划和学校综合财力的可能，参照上年度预算的执行情况和各业务部门草拟的本年度收支计划，编制本年度学校内部预算草案。
（三）省教育厅、省财政厅下达下年度财政拨款数和收支预算总控制数（即“一下”）后，财务处再编制正式预算报党委会、院长办公会，经批准后按规定工作程序向各部门下达正式预算通知单。
五、预算编制的内容与方法
第十六条 收入预算的编制
预算收入是学校完成各项事业发展计划和任务的财力保证，包括财政拨款、非税资金、其他资金以及债务资金等。
（一）财政补助收入：核算学校从各级财政部门得到的各类事业经费拨款。
（二）上级补助收入：核算学校从主管部门和上级单位获得的非财政补助收入。
（三）事业收入：核算学校开展教学、科研及辅助活动所获得的收入，主要是按标准收取的学费收入、住宿费收入等。
（四）经营收入：核算学校开展非独立核算经营活动获得的收入。
（五）附属单位上缴收入：核算学校附属独立核算单位按有关规定上缴学校的收入。
（六）其他收入：核算学校获得的捐赠收入、利息收入，对外投资收益等。
第十七条 收入预算的编制方法
（一）收入预算要根据省级部门预算管理办法，在参照近年实绩的基础上，充分考虑预算年度的各项增减因素，科学合理地测算。
（二）债务资金预算必须按照有关规定，从学校建设发展的客观需要和财务状况的实际出发，从严控制债务规模，防范财务风险。
（三）学校在编制收入预算时，可根据经济责任制和管理需要，将收入预算指标分解到校内各有关预算单位，确保预算收入的实现。
第十八条 支出预算的编制
支出预算是学校事业发展计划和任务的货币表现，其结果是分析评价预算执行情况的依据。支出预算包括基本支出预算和项目支出预算两部分。基本支出预算是为保障学校正常运转、完成日常事业任务而编制的年度支出计划，包括工资福利支出、商品和服务支出、对个人和家庭的补助三部分；项目支出预算是学校为完成特定的事业发展计划和任务，在基本支出预算之外编制的年度支出计划。
（一）人员经费支出：是指全校人员工资、津贴，学生的生活补贴、奖贷学金、困难补助等经费支出；全校教职工各种福利保障等支出；离退休人员支出。人员经费的编制按国家和学校有关政策、标准和人数计算。
（二）教学业务费支出是学校用于教学、科研及其他事业活动的业务性支出。教学业务费支出的编制按照“条块结合、统一定额”的原则进行安排，根据各二级学院承担学校教学任务及学生类别和人数，按各类生均定额标准进行核定。
（三）行政经费支出是指学校公用支出和行政机关公务费，公用支出按往年支出情况和本年度增减因素进行编制，公务费依据各部门定编人员及各项定额计算核定。
（四）专项支出是根据学校工作需要，对教学、科研、学科建设、基础设施改造等专项支出，按当年财力分轻重缓急进行确定。
第十九条 支出预算的编制方法
（一）编制支出预算要遵循国家财经方针政策和省级部门预算有关规定，统筹协调好学校事业发展需要和财力可能，优先保障基本支出，量力而行地安排项目支出。
（二）编制基本支出预算应依据基础信息资料，严格执行国家和省有关工资政策和定员定额标准。
（三）编制项目支出预算要对备选项目进行分类、排序、可行性论证和效益分析，严格遴选。
（四）使用财政性资金采购政府集中采购目录内的货物、工程和服务，或者采购限额标准以上的货物、工程和服务，应按规定编制政府采购预算。
（五）根据省级部门预算管理办法，学校要按规定预留机动经费。
（六）学校在编制支出预算时，要依据单位预算管理体制和有关办法，将支出预算指标分解到校内各预算单位，并明确管理责任。
六、预算的执行
第二十条 学校部门预算的执行
（一）经法定程序批复下达的年度部门预算具有权威性和严肃性，学校必须严格遵照执行，未经规定程序批准，不得擅自调整。
（二）学校要积极稳妥地采取有效措施，确保各项收入按计划实现。非税资金要严格按规定及时足额上解国库。
（三）学校执行支出预算要符合国库集中支付和政府采购等有关规定。需动用预留机动经费的，要按规定程序申报批准。
（四）学校要在校内各部门建立起经费管理主要领导负责制度和重大事项集体决策审批制度。
（五）学校使用项目经费必须按规定先申报用款计划，要严格按预算安排的内容、额度和进度执行。未经批准，不得擅自更改项目内容，突破预算。要确保项目按时完成，充分发挥投入效益。
（六）学校必须严格遵照上级下达的部门预算功能科目及经济科目类、款、项构成。未经批准，不得擅自调整。
第二十一条 学校校内预算的执行
（一）校内预算经批准后，非经规定程序不得改变，各部门必须严格执行，以确保学校预算管理的严肃性和预算执行的约束力。
（二）学校预算实行“统一领导、集中核算、分级管理”，在校长领导下，财务处组织实施学校年度预算。各部门应按经费审批制度履行审批手续，在核定的预算指标内管理好本单位的收支。
（三）各部门必须及时足额上缴各项收入，不得截留、挪用和拖欠。
（四）在预算执行过程中，各部门必须对预算指标周密计划，妥善安排。对专项拨款必须保证专款专用，各部门不允许无预算或超预算支出。
（五）学校财务处依照国家有关政策，统一会计核算，加强预算执行过程中的实时控制，并定期对学校预算收支情况进行考核和分析。
七、预算的调整
第二十二条 正式下达执行的预算，一般不予调整。当某一项或几项因素向着不利方向变化，影响预算指标的实现时，应首先挖掘其他因素的潜力，或采取其他措施来弥补。只有当预算执行单位在执行中由于市场环境、办学条件、政策法规等发生重大变化，致使预算的编制基础不成立，或者将导致预算执行结果产生重大偏差时，方可申请调整预算。
第二十三条 调整预算应当由预算执行单位向财务处提出书面申请，说明预算执行的具体情况、客观因素变化情况及其对预算执行造成的影响程度，提出预算执行的调整幅度。
第二十四条 财务处应当对预算执行单位的预算调整报告进行审核分析，编制年度预算调整方案，提交党委会审议批准后下达执行。
第二十五条 对于预算执行单位提出的预算调整事项，学校在进行调整决策时，一般应遵循以下原则：
（一）预算调整事项应当是预算执行单位无力承担的预算外事项。
（二）预算调整方案应当在经济上能够实现最优化。
（三）预算调整重点应当放在预算执行中出现的重要的、非正常的、不符合常规的关键性差异方面。
八、决算编制
第二十六条 学校根据年度预算收支的执行结果，按照财务会计制度和主管部门要求，组织开展年度财务决算，编制财务决算报表，全面分析年度预算执行情况，形成财务决算报告。
第二十七条 学校要加强会计信息质量控制，确保年度财务决算报告体系完整、内容真实、数据准确、编报及时。
第二十八条 学校年度财务决算须经学校法人核签后报省教育厅、省财政厅。
九、预算监督、检查与考核
第二十九条 省教育厅、省财政厅对学校预算执行情况实施监督、检查与绩效考核，评价学校各项事业目标的完成情况、取得的财务成果和存在的问题，提出优化学校预算管理的指导意见，促进学校不断提高预算管理水平。
第三十条 学校财务部门对预算执行全过程实施监控。学校充分发挥有关职能部门的监督作用，开展多种形式的预算监督。
第三十一条 学校按照财权与事权相结合的原则，建立与目标、任务、绩效挂钩的资源分配机制，结合办学实际，建立健全预算执行情况追踪问效制度，不断提高资金使用效益。
十、附则
第三十二条 本办法由学校财务处负责解释，本办法自发文之日起施行。
湖北轻工职业技术学院采购及招标管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范我院的采购及招标工作，维护学院利益，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《湖北省高等学校大宗物质采购监督管理办法》、《湖北省财政厅、教育厅关于加强省属高校政府采购工作的通知》等各项文件精神，制定本办法。
第二条 学院所有的采购及招投标活动，包括通过政府采购、学院自行组织的招标采购、协议定点供应采购、零星（部门）采购和应急采购等均适用本办法。
第三条 学院的采购活动根据资金来源和采购项目的性质分为：政府采购、自行组织的招标采购、协议定点采购、零星（部门）采购和应急采购等五种情况：
1、政府采购：凡使用财政性资金，符合当年政府（部门）集中采购目录规定范围和限额标准的货物和服务的采购及修缮工程项目等，按湖北省政府采购有关规定上报政府采购管理部门执行；新建、扩建、改建等建筑工程项目按湖北省有关建筑工程招标投标管理办法的规定执行。
2、自行组织的招标采购：属于政府采购范围，由上级批准为学院自行组织招标采购的，或不属于政府采购范围，符合学院规定招标范围和标准的，按本管理办法的第三章规定组织校内招标采购。
3、协议定点采购：属于政府采购范围，由上级批准为学院协议定点采购的，或不属于政府采购范围，学院内常用而又零散的物品或服务的采购，则采用按年度打包指定供应商实施协议定点采购。
4、零星(部门)采购：在以上三种情况外的采购均列为零星（部门）采购，其管理办法按本管理办法第四章的规定执行。
5、应急采购：遭遇突发事件或重大事件等的紧急需要，事先无计划的采购列为应急采购。应急采购由突发事件或重大事件的现场总指挥启动，与应急机制联动。应急采购的经办人在接受事件现场总指挥的指令后，需请示院领导（不论口头或书面均有效）同意后方可实施，各部门需予以配合。事件处理完毕，应急采购经办人需补办相关手续，说明应急采购的情况，转监察审计处存档备查。非紧急状况下，任何人不允许启动应急采购。由于有关人员的工作拖拉造成的紧急，本款不适用。
第四条 非应急采购的一切采购活动必须遵循以下程序：
第1步：采购计划或申请阶段
预算内的采购，各部门必须在每年的第四季度向财务处申报下一年度的采购计划，由财务处汇总制定下一年度的采购计划，填写湖北轻工职业技术学院年度采购计划申报表，报院长批准，并报监察审计处备案；
预算外的采购，由项目部门提出书面申请报告，填写湖北轻工职业技术学院预算外采购申报表，报财务处审批、分管院领导或院长批准，并报监察审计处备案。
第2步：立项论证或咨询调研阶段
项目部门的采购计划或采购申请获得批准后，采购项目凡属以下情形的，必须进行立项论证，提交立项论证报告：
1）预算造价在10万元或以上的新建、扩建、改建的工程项目（工程项目包含土建、装修、绿化、市政、网络、消防、安防、水电等工程）；
2）预算金额在5万元或以上的单台（套、批）设备、仪器等采购；
3）预算金额在5万元或以上的实验（训）室建设或改造项目；
4）预算单价在2万元或以上的软件采购；
5）预算金额在5万元或以上的外包服务项目。
项目的立项论证由项目主管部门负责组织专家论证，专家人数3～5人，原则上专家从本院教职工专业人员中抽取，但使用部门只能出一位专家。重特大项目的立项论证需有审计人员参与，本院专家不足需外聘专家的，需报请分管院长批准。（注：重特大项目在年度采购计划中列明。）
项目立项论证报告完成校内审批手续后提交招标采购组织部门（需电子档和纸质文件一起提交）。立项论证报告必须包括项目概况、技术要求、专家论证意见、采购清单（含但不限于名称、参考品牌、型号、规格、技术参数、数量等）、供应商资格、售后服务要求、预算控制等内容。
不属以上情形但又需由学院集中采购的项目，项目（使用或业务）部门需提交一份包含但不限于名称、参考品牌、型号、规格、技术参数、数量、供应商资格、售后服务要求、控制金额等内容的采购清单提交至招标采购组织部门（需电子档和纸质文件一起提交）。
招标采购组织部门收到立项论证报告或采购清单后，将分门别类或分拆、或打包，重新捆绑组成采购项目，依照本管理办法实施采购。
第3步 采购落实与实施阶段
采购经办人必须依照本管理办法视项目情况落实采购计划或采购申请，并按合法和符合本管理规定的途径实施采购。
第4步 合同履行与验收阶段
采购程序完成后，签署的采购合同交由项目（使用或业务）部门履行。项目部门需按合同条款配合财务处做好合同履约、货款支付等工作和组织项目的验收，并做好资产的报登、移交及售后服务的追踪等工作。
第5步 绩效考核与评估阶段
凡造价在5万元或以上的专用设备（仪器）、实验（训）室新建或改造项目、各类应用软件等，以及造价在10万元或以上的工程项目，均需进行采购项目绩效考核与评估。绩效考核每年度一次，考核次数不低于两次。采购项目的绩效考核与评估主要是检查与评估该采购项目是否达到立项的预期效果，有什么可吸取的经验或教训，资金使用效益如何，工程质量如何，供应商的服务如何等等，为进一步做好本院的采购工作提供素材，从而架构起支撑我院持续良性发展的供应链。绩效考核由项目使用部门撰写绩效考核报告，交由监察审计处会同项目主管部门、使用部门等组织相关人员进行核查，并由监察审计处汇总全部应考核项目形成全院年度采购的考核审计报告，提请分管审计工作的院领导及院长审批后存档。
第五条 学院的一切采购活动，必须按照学院规定签署采购合同。采购合同原件与采购活动有关资料一起存档，其复印件可根据实际需要备份。一般情况下，招标组织部门、项目部门、监察审计处、财务处等需各存一份（原件或复印件）。
第六条 项目部门和财务处负责合同的具体执行，代表学校履行合同规定的责任和义务。合同执行部门必须在不损害学校利益和声誉的条件下认真履约，及发现对方如有违约行为时，及时向学院监察部门报告，或终止履约或进行索赔。
第七条 在合同履行过程中，项目部门需追加与合同标的相同的货物及服务的，在不改变合同其他条款的前提下，报监察审计处、财务处审核并报院领导批准，与供应商签订补充合同。但所补充合同的金额不得超过原合同金额的10%。超10％以上的需依本管理办法另行组织采购。
第八条 任何人不得擅自变更、中止或终止合同。如需变更时，项目部门需将变更内容和原因，以及拟采取的相应措施以书面形式报监察审计处、财务处审核并报院领导批准。
第九条 通过招标采购的项目合同履行完后，项目部门或使用部门应与供应商组织验收，以确认货物、工程或服务是否符合合同要求。验收结束后，应出具验收报告，送招标组织部门存档备案，申请支付尾款时需附项目验收报告。形成固定资产的，由项目部门负责到资产管理部门办理资产登记、交接和报增手续。
第十条 合同中留有质量保证金的，由项目部门在保质期满后，报招标组织部门及相关资产管理部门确认无质量问题，并签署意见，再通知财务处退还质量保证金。
第十一条 学院的一切采购活动须遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则。
第十二条 任何部门或个人不能通过分拆完整项目规避招标采购，如达到招标的标准需要改变采购方式的，由使用或实施部门以书面形式阐明理由提请招标组织管理部门、报学院院长办公会审批。
第十三条 校内集中采购项目的采购信息必须在我院校园网或校务公开宣传栏上发布，接受垂询。必要时，可在湖北省政府采购中心的网页上公布。
第二章 政府采购
第十四条 使用财政性资金，在《省级集中采购目录及标准》以内的项目，由财务处、招标办按规定程序经学校批准后上报省财政厅或省教育厅实行政府集中采购。
第十五条 确定为省级政府集中采购的项目，由招标办将汇总后的采购清单、技术参数、委托书一并上报省教育厅，由其拟定采购方案报省财政厅批准。采购方案批准后，根据批准的招标采购方式，分类采用不同程序或方法进行招标采购。
第十六条 政府采购的预算、申报、招标、采购、验收、结算等按湖北轻工职业技术学院预算管理办法和政府采购流程实施。
第三章 自行组织招标采购
第十七条 凡我院新建、扩建、改建、装（维）修工程、货物、设备、服务等采购，符合本管理办法下列范围和标准的，均须进行招标采购，属政府采购批转的自主采购参照此章执行。
（一）建设工程
1．建设工程单项合同估算价10万元及以上或建筑面积100平方米及以上的土建施工工程；
2．与建设工程有关的单项合同估算价10万元及以上的设备和配套设施的购置及安装、原材料、货物等的采购；
3．估算总投资10万元及以上的通信、信息网络、消防、市政、绿化、供水供电等工程的采购。
（二）修缮工程
概算金额为超过3万元的修缮工程。
（三）货物采购
各部门购买设备（包括办公设备、实验设备）、家具、图书、教材、药品、医疗器械（设备）、学生用品等批量或单台（件）超过1万元的采购。
（四）服务采购
1．咨询、勘查、设计、监理、代理等单项合同估算价超过3万元及以上的采购；
2．委托校外单位承担的单项合同年费超过3万元的物业管理和后勤服务的采购；
3．学院出资向校外单位进行的单项合同费用3万元及以上的科研开发服务的采购；
4．单项合同估算价2万元及以上的计算机软件、电子平台及其维护保养的采购。
第十八条 各部门单位在年度工作计划和经费计划中列明的同性质、同类型且符合招标范围和标准的项目应尽量校内集中采购，不得故意分拆或规避招标。
第十九条 院内自行组织的招标采购的组织管理除学院另行委托的招标代理机构外，也可由招标办负责。招标办按照本办法规定负责整个采购活动的有关手续的办理、招标文件的报审、采购公告发布、主持开标评标会、办理合同、撰写评标报告和资料收集整理等。
第二十条 校内自行组织的招标采购的评标工作由招标工作小组确定的评标专家组负责，评标专家组成员由与项目相关的管理人员和技术、经济专家组成，人数为3人或3人以上的单数，其中专家不少于三分之二。工程复杂、技术性强的项目，其项目部门和相关职能部门可派多人参加招标采购工作，但各部门只有1票的评标表决权。评标小组组长由评委成员推荐，主持本次的评标工作并负责撰写评标结论。评标时，应当场启封投标文件。
第二十一条 院领导一般不参加校内自行组织的招标采购及其评标工作，但可以列席代表身份出席评标会。
第二十二条 校内招标采购的评标评委除项目部门和相关职能部门由部门指派外，专家需从学院专家库中抽取或外聘。除院领导外全院中级职称或以上的教职工经招投标领导小组审定后均可进入学院专家库，如有需要其他人员经申请并由经招投标领导小组审定后也可进入学院专家库。评标评委必须由监察部门抽取及确认，与投标人有利害关系的人，不得进入评标小组。如因工作原因需临时调换人员的，必须事先征得监察部门的同意。评标小组成员在开标前一天产生与确定。
第二十三条 评标评委的工作是依照招标文件和评标标准对投标文件进行有效性、符合性等的审核和投标人响应招标文件、性价比等方面的评判，并提议推荐中标候选人。即评委的评判只是针对投标文件的，不对投标文件以外的公平性、准确性负责。
为使评标减少人为主观评判因素的影响，招标文件在发布评标标准时必须使用占权重60％以上的硬性指标。除非比较难权衡的项目外，一般项目的评标标准建议使用“符合性审查与择取价优者法”，即在投标文件全部响应招标文件的基础上，择取价优者中标。为剔除不合理报价的故意搅局者,避免恶意竞争对招标采购合理性的危害，规定凡超出或低于全部报价平均值两倍以上的报价均为不合理价，作废标处理。
第二十四条 纪检部门和监察审计处依照本办法规定对招标采购工作全过程实行全程监督。各部门单位和个人不得以任何理由、方式干扰招标采购工作；不得将必须进行招标的项目化整为零或者以其他方式规避招标；未经学院授权任何部门不得以部门或个人名义自行组织招标采购活动。
第二十五条 项目进入招标程序时，必须符合以下条件：
（一）有项目立项论证报告并已履行核准程序；
（二）已列入学校年度综合财务预算或项目资金已落实；
（三）项目技术资料齐全（设备清单及技术参数工程、采购预算书及明细表，设计图纸、材料报表等），并得到招标办认可；
（四）项目有专人负责，基础工作已准备就绪。
第二十六条 招标投标程序：
1) 编制招标文件;
2) 有关部门审核招标文件;
3) 发布招标信息;
4) 接受报名与发售招标文件;
5) 提议评标评委;
6) 召开开标评标会(推荐中标候选人);
7) 提请批准中标人;
8) 发布中标公告与中标通知;
9) 签订合同。
第二十七条 校内招标采购（或校内委托代理招标采购）由招标办根据采购规模、范围、途径等，采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购、定点采购等方式，原则上应采取公开招标。但对招标成本过高，急需采购的设备物资、项目修建，有特殊要求的物资采购与修建工程，以及无三家以上符合投标资格的供应商参加，经主管校领导或领导小组批准，可以采取其他招标方式。
第二十八条 招标组织部门根据用户需求书编制招标文件。招标文件主要内容包括投标邀请、投标报价须知、评标方法和标准、无效投标条款、用户需求、主要合同条款及投标书格式要求等。招标文件中不得要求或者标明特定的制造商和代理商，商务、技术和服务等条款的要求，不得有倾向性和歧视性。
货物或服务类采购项目，有关要求或技术指标及供应商的资质应当有三个以上品牌或三家符合资质要求的供应商完全响应。同一品牌的产品可有多家代理商参与竞争，但只作为一个供应商计算。
招标项目属于建设施工的，招标文件还应包括投标人拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、工程机械设备等的要求。
谈判文件应包括谈判程序、谈判内容、采购清单、技术质量标准、报价要求、服务承诺、成交标准、拟签合同主要条款等。
询价文件应包括采购清单、技术质量标准、报价要求、服务承诺、成交标准、拟签合同主要条款等。
招标组织部门应预留足够时间发布招标信息和给投标人编制招标文件，原则上公告时间不少于3天，从发布公告到开标的时间不能低于10天。
第二十九条 招标组织部门应对投标人进行资质和资格审查，必要时会同监察审计处、招投标领导小组等有关人员进行实地考察。招标组织部门只对符合投标资格的投标人发售招标文件。招标文件的售价按有关规定执行，发售招标文件所得收入交财务处，主要用于招标采购工作的费用支出（免费发布的除外）。
属邀请招标的项目须向3个及以上具备承办招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。也可采取电话通知和电话传真，电话内容需书面记录归档。
属竞争性谈判的项目须向3个及以上符合相应资格的供应商发出谈判邀请书，并在规定日期向供应商提供谈判文件。
属询价采购的项目须向3个及以上经确定的询价对象发出询价通知书，并在规定日期向询价对象提供询价文件。
属单一来源采购的项目由谈判小组就采购清单和价格水平与供应商进行谈判。采用单一来源采购的项目由实施部门阐明原因，报经招投标领导小组批准。
第三十条 招标组织部门在招标文件、谈判文件和询价文件规定的有效期限和地点，签收和保管投标人送达的投标文件和实物样品（样板）、被邀请谈判人送达的响应谈判及报价文件以及询价人送达的报价文件等。
投标截止时间后递交的投标文件一律不予接收。
第三十一条 在招标文件、谈判文件和询价文件规定的开标时间和地点（谈判时间和地点），由招标组织部门主持开标、评标和谈判，院纪委、监察审计处监督全过程。
开标前，由主持人介绍投标报名、资格考察、标书收发等情况，重申评标工作纪律，并与全体小组成员确认评标程序和办法。监督代表审核并确认投标文件的密封性后才开标。
投标文件拆封后，出现以下情况之一的应予作废：
（一）投标报价文件未按规定密封的；
（二）没有加盖法人或者单位公章和未有法定代表人、单位负责人或被授权人签名的；
（三）没有按规定格式书写或字迹模糊不清的；
（四）开标前没有按照要求提交投标保证金的（如需要）。
作废的投标文件不得参与评标。
第三十二条 在招标采购过程中，如果出现下列情形之一的，应取消当次的招标采购或重新组织招标：
（一）因重大变故，采购任务取消；
（二）符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质性响应的供应商不满足招标文件要求的；
（三）出现影响采购公正的违法、违纪行为；
（四）投标人的报价均超过采购预算且项目部门不予调整预算的。
第三十三条 招标采购的评标工作规则：
（一）按照招标文件规定的评标程序、标准和方法对投标文件进行评审和比较；
（二）对投标文件中含义不明确的内容，要求投标人、被邀请谈判人和被询价人做出澄清或者说明；文件中的大写金额与小写金额不一致的，以大写金额为准，总价金额与单价金额不一致的，以单价金额为准；
（三）经审核，评委一致认为报价显著偏低的，应要求报价方在规定的时间内做出具体说明并提供相关材料。报价方不能说明或提供材料的，可视为以低于成本价竞标，作废标处理；
（四）对投标报价内容存在重大偏差的，实质上不能响应招标采购要求的确定为废标。重大偏差包括项目完成期限超过招标采购规定的期限；重要项目缺项；技术规格和标准以及货物包装方式、检验标准、售后服务等不符合招标文件要求；附有招标人不能接受的条件等；
（五）在评标过程中评委发现投标人以他人名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚作假方式投标的，该投标人的投标作废标处理；
（六）招标采购的项目在开标后直至确定中标人以前，不得再组织考察；不得与投标人就投标报价、投标方案等进行谈判；投标人也不得再更改投标报价和投标方案；不得改变招标文件规定的评标标准、方法和中标条件；参加评标的全体人员不得擅自中途离开评标地点。
第三十四条 招标采购的评委按照招标文件确定的评标标准和方法，以及评标工作规则和评标程序对所有合格的投标文件进行评审和比较，评出中标候选人。
服务或者技术特别复杂的建设工程、信息网络项目等，采用综合评价的方法评标。由评委就各项评价指标进行考核，以最大限度地满足招标文件的各项规定和要求，并且性价比最高者为中标人。
一般性建设工程、货物采购采用最低投标报价或平均值法评标，以投标能够满足招标采购文件实质性要求，并且经评审的投标价格最低者或等于、最接近平均值者为中标人。
邀请招标的评标办法与公开招标的评标办法相同。
竞争性谈判则应由谈判小组全体成员集中逐一与供应商就有关技术、价格、交货期、付款方式、售后服务等问题分别进行一轮或多轮谈判。谈判结束后，要求所有供应商在规定的时间内提供最后报价及承诺，谈判小组进行最后评审，推荐成交供应商并出具谈判报告。
单一来源采购则应由谈判小组与确定的供应商在保证采购质量的基础上，就采购的品种和数量、价格进行谈判，达成一致意见后，推荐成交供应商并出具谈判报告。
询价采购则应由询价小组向符合资格的供应商发出询价文件，并要求供应商在规定的时间内一次报出不得更改的价格。在全部满足和响应询价文件的基础上，一般以最低报价者，推荐为成交供应商并出具询价报告。
第三十五条 评标表决权限于评标评委。项目使用单位的非招标采购小组成员可以对技术指标、货品及服务质量等充分发表意见，但无表决权。
第三十六条 评标结束后评委应将与评标相关的文件、资料全部交还招标组织部门归档保存。
第三十七条 在未经院领导批准中标人以前，任何人不得向投标人通报评标过程和结果；中标人未经分管招投标的院领导批准或合同签订生效前，任何人不得通知中标候选人备料、开工。
第三十八条 分管招投标的院领导如发现评标过程不规范，评标结果明显不合理，赞同与反对（保留）的意见太对立，中标理由和依据不充分等问题，则可要求重新评标或重新组织招标。
分管招投标的院领导视项目情况，或将评标结果提请院办公会议讨论确定中标人。
第三十九条 中标人（成交供应商）确定后，由招标组织部门在校园网上发布招标结果公告，并向中标人发出《中标通知书》。《中标通知书》一式二份，由中标人、招标组织部门各存一份。
第四十条 中标人在接到中标通知书后违反招标文件规定无端讨价还价、拒签合同的，将报监察审计处、经院领导同意宣布其中标无效，不退还投标保证金，并按评标结果顺序另行确定中标人或另行组织评标。
第四章 协议定点采购
第四十一条 在维系学院内正常运转中，常用又零星的低值易耗品，常规性的零星维修、保养或需外包的常规性服务的采购，采用协议定点采购的形式，政府采购批转的协议定点采购参照此章执行。
第四十二条 所谓的协议定点采购是指将采用而又零散的物品采购按年度打包指定供应商，事先约定单价和服务事项，随需随取，然后按月、或按季、或按年结算。但协议定点采购供应商必须按第三章规定通过校内招标形式来确定，凡有政府采购协议供应商的，应从政府采购协议供应商中招标选定，每年度进行一至二次。
第四十三条 协议定点采购的考核办法：由直接管理责任人每年度将供应商履约情况，以报告形式提请招标组织部门签署意见后报监察审计处审查及分管院领导。
第四十四条 无特殊情况，协议定点采购的直接管理责任人如下：
1、办公用品购买、办公设备维修等直接管理责任人是院办；
2、小五金家电购买、房屋、设备等常规性的维修、保养需外包的常规性服务的协议定点采购的直接管理责任人是后勤处；
3、教材的协议定点采购的直接管理责任人是教务处，列入政府采购的其它图书批转学院协议定点采购的参照此条执行。
第四十五条 凡列入定点协议采购的物品、服务等必须在定点供应商处采购，任何部门或个人不能在定点供应商外采购，否则财务处有权拒绝付款。如需在定点供应商外采购，需获得分管院领导批准。
第四十六条 某类别常用而又零星采购的物品或服务的年度消费总额达1万元人民币或以上的必须纳入协议定点采购的管理。
第四十七条 协议定点采购供应商资格的招标文件由直接责任部门起草，招标文件必须包括供应商资格准入条件、物品或服务的标准、定价方式、结算价格与方式、采购预算、评判方法等内容。
第四十八条 协议定点采购供应商的更换：原则上是按年度进行招标更换。如需提前更换供应商，或是延长供应商资格，直接管理责任人都必须书面阐明理由提请招标组织部门、报招投标领导小组审批。
第五章 零星（部门）采购
第四十九条 凡不属本管理办法中第二、三、四章规定范围内的采购，均列入零星（部门）采购。
第五十条 零星（部门）采购实施的主体为使用部门，部门主管为零星（部门）采购的第一责任人。
第五十一条 政府采购目录内的物品或服务，不论采购金额大小必须政府采购，不能由部门零星采购。
第五十二条 零星（部门）采购在采购前必须先申请并获得批准，其操作方式如下：
预算内的零星采购由使用部门提出申请，部门主管签署意见和分管院领导审批即可实施；
预算外的零星采购由使用部门提出申请，部门主管签署意见，报财务部门落实资金和分管院领导审批后方可实施。
第五十三条 零星（部门）采购主要采用询价或谈判方式进行，采购人员需货比三家，选择性价比好的商家采购。其中采购金额在5000元以上不足1万元的需组成有部门纪检委员参与的三人以上的采购小组组织采购。
第五十四条 零星（部门）采购金额达到5000元及以上，必须按规定签署采购合同。
第六章 部门职责与权限
第五十五条 学院成立由分管招投标的院领导为组长的招投标领导小组，成员由财务处、办公室、纪委、监察审计处、后勤处、教务处等部门负责人或相关工作人员组成，其主要职责是：
1、组织建立和完善采购与招投标管理规章制度；
2、检查与监督采购与招投标管理制度的执行落实情况；
3、讨论和研究采购与招投标工作中的重大问题和特殊情况的处理；
4、审定学院“采购评标专家库”成员，确定招标代理商等；
5、讨论、审查重大项目的采购与招标工作。
第五十六条 建立由监察审计处管理下的“采购评标专家库”，入库人员由招投标工作领导小组审核批准。专家编号由五位阿拉伯数字作代码，第一位代表职称、第二位代表部门、第三、四、五位代表人名。若院内专家库不能满足项目要求可聘请院外专家，但聘请前须报招投标领导小组批准。
第五十七条 学院的采购与招投标活动有关部门的职能与权限如下：
1、采购申请：项目部门（使用部门、业务主管部门）；
2、立项论证：项目主管部门；
3、采购监督：纪检、监察审计处和财务处；
4、招投标组织与实施：招标办；
5、招标或采购信息发布：招标办；
6、招标或采购信息发布载体:校园网“招标公告”；
7、零星（部门）采购实施：使用部门或业务部门，预算内的零星采购审批权为分管院领导，预算外零星采购审批权为院长；
8、招投标协调与决议：招投标领导小组；
9、采购小组或评标评委的批准：监察审计处；
10、采购或招标审批权限：
a、年度采购计划：由院办公会通过，院长批准；
b、立项论证报告：10万元或以上的由院长批准，10万元以下的由分管院领导批准；
c、预算外采购申请或立项：必须由院长批准，预算外5万元或以上的采购立项必须报院办公会通过，10万元或以上的须经院党委会通过；
d、采购或招标过程审批：由分管采购与招标工作的院领导批准；
e、合同批准：学院院长，涉及三重一大，须经办公会通过；
f、支付批准:按《湖北轻工职业技术学院财务管理制度》办理。
第五十八条 学院各职能部门的采购活动依照本管理办法开展工作或进行管理。招标办应对招标程序负责；项目主管部门（使用单位）对招标文件中的招标内容、技术资料、技术要求负责；评标结论由评标专家组负责。
第七章 处罚
第五十九条 对有下列行为之一的，将按学院有关规定处理、处分：
（一）违反政府采购、工程招标及本办法规定，规避招标和越权组织招标；
（二）在招标采购中违反招标工作程序和相关规定；
（三）违反审批权限或未经集体讨论研究，擅自以本单位名义对外签订经济合同或协议；
（四）泄露与招标活动有关的情况和资料，与投标人串通，干扰招标采购工作，损害学院利益；
（五）投标人不符合资质和条件，但仍然给予投标或中标；
（六）投标人弄虚作假，或投标人之间串通参与投标，贿赂评标人员，严重干扰投标工作。
对有上述行为的校方人员将按学院有关规定处理；对违反规定的投标人由招标组织部门向纪检监察部门报送，列入不良信誉名单。情节严重的，向行政、司法机关举报。
第八章 附则
第六十条 本办法自发布之日起执行，学院原有文件规定与本办法相抵触，以本办法为准。
第六十一条 本办法如与上级新出台有关文件、法律法规不符，应以上级有关文件、法律法规为准。
第六十二条 本管理办法由财务处解释。
湖北轻工职业技术学院
工程、货物、服务等采购流程
湖北轻工职业技术学院
政府采购业务流程图
各类会议、培训 |
办公用品 |
一般设备、家具 |
公车运行 |
资产清查等 |
社会服务 |
| 批转学校采购：查阅省财政厅公布的政府采购协议供货商 |
| 由承办处室商招标办从协议供货商中采购。其中，货物类组织询价，服务类可直接采购。 |
| 由招投标办商代理机构组织公开招标、竞争性谈判或询价 |
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各类会议、培训 |
需政府采购的一般性业务 （七类) |
办公用品电脑耗材 |
设备、家具 |
公车运行 |
印刷出版 |
建设维修工程 |
社会服务 |
印刷出版 |
零星维修 |
专业设备 |
物业运输等 |
社会服务 |
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通过网络和纸质办理合同备案，取得“政府采购合同备案确认表”，组织业务活动 |
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确定供货商，由法人或分管院长签署采购协议（工程合同） |
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湖北轻工职业技术学院报账须知
报账人员
各部门原则上应确定一名正式工作人员作为报账员，专项资金项目由项目负责人负责报帐。财务处不接待校外人员的报帐申请。
基本流程
经办人取得原始发票——登录发票所在省市财务网站查询发票真伪——根据业务类型，填写学院统一印制的报销单，附有效单据和文件，经办人签字、部门负责人审核签字、主管副院长审核、财务处长审批（财务处长认为需要分管财务领导审批的费用，需经分管财务副院长审批）——财务处会计记帐、出纳付款。
若为项目支出，事前填写《湖北轻工职业技术学院预算审批单》，按程序报批。
若为政府采购支出，需按照政府采购管理规定和财政部门批准的政府采购预算履行政府采购审批手续，办理政府采购合同备案。报账时提供《政府采购合同备案表》等相关材料。
三、票据相关要求
(一)取得合法票据
1、原始凭证。报销各项费用必须提供真实、合法的原始凭证。原始凭证包括各类合法税务发票和财政票据。税务发票必须具有税务机关统一印制的发票监制章，加盖开票单位发票专用章或财务专用章，并且在财务机关规定的发票使用有效期内；财政票据必须有国家、省、市级财务部门统一印制的收据监制章，并加盖开票单位财务专用章。各单位自制的收据不能作为报销的原始凭证。
2、票据内容。税务发票和财政票据必须注明开票日期、客户名称、经济业务内容、填制人、数量、单价、金额等。其中，“客户名称”必须填写“湖北轻工职业技术学院”；“经济业务内容”必须填写明细，不可以笼统填写，必要时另附清单，清单须加盖开票单位公章或财务章。填制凭据字迹清晰、书写规范。大小写金额要相符，金额不得涂改，如金额出现错误，票据必须由开票单位重新开具；若记载的内容有错误，可由开票单位重开或更正，如更正的，必须由开票单位在更正处加盖公章。假发票、空白发票和填写不规范的发票，不予报销。
3、报销时限。各类支出发生后应及时报账。原则上超过三个月或跨年度票据不予报销，对跨年度执行的项目等特别情况，须进行书面说明，并经分管院长签署意见，方可报销逾期票据。
(二) 加强票据查验
各部门应对报销票据进行查验，鉴别票据真伪，杜绝虚假票据。经办人对原始凭证的真实性。合规性负责，
1、财政票据。取得财政票据时，主要核对是否套印全国统一式样的财政票据监制章，票据的版式是否符合财政规定。若票据未套印财政票据监制章或是财政已停止使用的旧版，均为非法票据。
2、税务发票。取得税务发票时，可通过12366电话或者各地国税或地税官网发票查询形同查询发票真伪信息。若发票信息无法查询，或查询到的发票信息与纸质发票的内容不相干符，或发票的领用单位与开票单位不一致的，均为非法票据。禁止凭非法票据到财务处办理报销手续。
3、查询方式。
（1）湖北省国税局发票查询系统，也可通过湖北省国税局官网进入。
（2）湖北省地税局发票查询系统，也可以通过湖北省地方税务局官网进入。
（3）其他省市自治区发票查询系统请通过网络搜索。
（三）整理粘贴票据
1、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、差旅费、资料费、邮寄费、交通费等，按照类别分别粘贴，并汇总金额和票据张数。
2、票据粘贴。将票据整理整齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴（此种粘贴方法称为“鱼鳞式”），且应避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到档案保存要求。靠装订线右侧，自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票据，要求每张票据均保证贴在粘贴单上，不得以票贴票。
3、如票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴；票据比较多时可使用多张粘贴单；
4、对于粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。
四、报账时间
报账时间：周一至周五上午，周一、二、三下午14：30到17:00。
原因说明：
每天17:00以后银行停止对外业务，财务处内部需要进行账务核对；每周四下午业务学习，每周五下午整理内务。
根据银行和国库相关工作安排，1至11月每月月末最后一天对当月业务结账；每年年末最后一周对当年业务结账。因此，相应时间不开展报账工作。
五、需实行政府采购的项目支出
会议费（培训费）、印刷费、设备购置、家具、办公用品购置、维修费、交通费（汽油、保险、维修费）、社会服务等
六、需要先编制、申报预算的项目支出
办公费、印刷费、会议费（培训费）、设备购置费、维修费、差旅费、接待费、评审劳务费等项目支出。
湖北轻工职业技术学院
财务报账流程图
湖北轻工职业技术学院合同管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强合同管理工作，健全依法自我约束、自我保护机制，依据《中华人民共和国合同法》及国家相关法律规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 本办法规定合同管理的基本原则、运行机制，明确合同管理部门的职责，规定合同管理的具体内容。
第三条 本办法适用于学校基本建设、专项维修、设备物资服务采购、资产出借与处置、贷款融资等的对外合同的签订、履行和管理。
第四条 严格执行国家法律法规的规定，遵循平等自愿、互惠互利、诚实信用的原则订立合同。
第五条 合同必须采取书面形式。经签约双方协商的有关修改合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均为合同的组成部分。
第六条 合同内容必须完整。合同的9个基本要素(当事人姓名、住所和联系方式；标的全称和价款或报酬 ；数量和规格型号；品质和技术要求；履约方式和期限、地点；验收标准和方式；付款方式和期限；售后服务及其它优惠条款；违约责任和解决争议的方法)必须齐全，条款应当明确、具体，文字表达严谨，书写工整。
第七条 按照“统一领导，归口管理，分级负责”的原则建立合同管理体制。院长根据学校有关规定全面领导合同管理工作；分管院领导、具体承办部门和其他职能部门按照本办法有关规定履行相应的合同管理职责。
第二章 合同的签订
第八条 签约人资格
（一）院长是学校合同的法定签署人。院长在必要时有权以书面形式委托学校的其他校领导或部门负责人为代理人签署合同。按照“谁分管的业务，就授权给谁签订合同”，严格执行“一事一委托，一事一授权”。未经院长特别授权，任何单位和个人不得以湖北轻工职业技术学院或学校下属的非法人单位的名义对外签订合同。
标的总价在人民币10万元(含10万元)以上，标的总价在人民币10万元以下但单价在5万元(含5万元)以上的合同必须由院长签署；标的总价在人民币10万元以下，单价在5万元以下的合同经院长授权后可由被授权部门的被授权人签署。
（二）院属其他具有法人资格的校办企业签订合同，在符合学校规定并未超越经营范围的前提下，可由该部门的法定代表人签约，但不得侵犯学校权益。
第九条 合同的拟订
（一）资信调查
签订合同前，招标小组及合同承办部门应就合同对方的资信情况（含：经营范围、银行资金、履约能力、技术和质量等级、法人资格、签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等）进行全面了解。标的总价在50万元以上的重大合同应当形成书面报告，并就合同对方的资信情况形成会审意见。
（二）招标或认质认价
经学校批准的基建、专项维修、物资采购、贷款融资等经济活动，应按照《中华人民共和国招标投标法》和学校相关管理规定进行招标或认质认价。由分管校领导、财务处、纪检监察审计处、合同承办部门和业务职能部门负责人或工作人员组成的学校招标小组负责招标或认质认价工作。
政府采购、学校集中采购、资产出借等由学校招标小组提供招标会签表或中标通知书，单件或批量超过5000元的零星采购，由承办单位、审计监察处、资产管理部门提供认价会签表，作为合同签订的依据。
（三）草拟合同
由承办部门根据对方资信情况、招标或认质认价会议纪要起草符合本办法第六条规定的合同。
（四）合同份数
合同承办部门、财务处、院长办公室各留一份原件，纪检监察审计处留一份复印件。
第十条 合同的审批
（一）提交合同初稿会审稿
承办部门提交审签合同初稿会审稿时，应同时提交招标小组签署意见的招标会签表或中标通知书。
合同文本原则上不得对学校所立项目及有效的招标“会签表”或认质认价的认价“会签表”所确定的重要内容，如标的、数量、质量、价款或报酬、中标单位等做出变动或更改。如遇特殊情况采用书面形式加以说明，再由学校按照有关规定重新审查确认。
（二）合同初稿会审稿的审查
合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉内容进行全面审查。合同审查的具体分工和流程如下：
1. 校财务处主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。
2. 纪检监察审计处主要对合同内容条款的合规性进行审查并提出审查意见。
3. 分管校领导负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。
4. 院长或受院长委托的合同签署代理人负责对合同所涉项目的立项依据、财务处、监察处、审计处和分管校领导所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容进行审阅并签署意见。
5. 承办部门负责人应在审查后签字认可合同文本。
承办部门根据院长的审查意见修改合同文本，并将院长审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由院长或受院长委托的合同签署代理人正式签署合同。
6. 重要合同应送学校聘请的法律顾问审核。
7. 零星采购的合同由承办部门依据“会签表”完成审批。
为了提高工作效率和工作质量，重要合同可以采取集体审查方式，即由院长或分管校领导主持召开由分管校领导、财务处、监察处、审计处、合同承办部门和业务职能部门负责人参加的合同审查工作会议，集体审查合同有关内容后，由院长按照会议有关决定审批合同。
第十一条 合同的签订
由合同承办部门根据对初稿会审稿修订签审后的合同定稿签订合同，零星物资根据承办单位、审计监察处、资产管理部门签署的零星物资采购合同主要条款“会签表”签订合同。
第十二条 合同的归口管理
合同由相关业务职能部门归口管理，负责牵头承办合同的签订、审核、履行等工作。
第十三条 合同签订中各部门职责
（一）院长办公室是学校合同印鉴管理的职能部门。其主要职责如下：
1. 办理学校《法定代表人授权委托书》；
2. 在经院长或院长授权的合同签署人签字的合同文本上加盖学校公章或合同专用章；
（二）承办部门是合同的具体执行机构，其主要职责如下：
1. 和招标小组一起负责合同项目的可行性研究和合同对方的资信调查，对项目的真实性、合法性、可行性以及合同对方的资信调查情况负责，并负责有关工作的组织、协调。
2. 按照本办法及学校其他有关规定具体组织，并负责合同的谈判、审查和签约工作。
3. 按规定程序向相关职能部门转送合同初稿会审稿及其附件。
4. 收集保存合同谈判、签约、履行中的有关文书、电报、电子邮件、图表和报价书等资料，按照学校档案管理规定装订成册，妥善保管。
5. 向相关部门转送合同主要条款会签表。
6. 合同纠纷相关法律事务的协调及处理。
（三）财务、审计监察部门是合同执行的监督机构，按照职能分工的不同，分别承担以下职责：
1. 监督检查合同承办人和签署人在起草、签订和履行合同中执行学校规定的情况；
2. 除上述第一项职责以外，按照国家及学校有关规定和合同约定，财务处主要负责审核合同草稿的付款方式及金额数；纪检监察审计处主要负责基建及修缮项目造价和设备购买价、合同条款的合规性审核。
第三章 合同的履行
第十四条 合同的履行
（一）合同生效，即具有法律约束力，学校必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
（二）在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账形式作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。遇到履行困难的合同必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告校领导。
第十五条 合同的变更及纠纷
（一）严格按照合同约定维护学校权利和履行学校义务。在合同履行中出现下列情况之一，执行机构应及时报告学校，并按照国家法律法规和学校有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同：
1. 由于不可抗力致使合同不能履行的。
2. 由于对方在合同约定的期限内没有履行合同的。
3. 由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。
4. 其他合同约定的或法律规定的情形出现。
（二）合同发生纠纷时，会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。
第四章 合同管理纪律要求
第十六条 参与合同签订人员和合同管理人员不得有下列情况，如有发生，学校将视情节轻重给予相应处分。
（一）单位部门未按本办法规定审查、签订、履行合同的;
（二）相关人泄露合同内容或私自更改合同内容、商业秘密或事关单位机密、丢失合同的；
（三）订立合同时与对方当事人恶意串通、收受贿赂的；
（四）未按本办法规定进行授权或擅自签订委托合同的；
（五）违反法律法规及本办法规定随意变更或解除合同的；
（六）单位或订立合同相关人员提供虚假资料签订合同的；
（七）合同审查人员延误审查时间或未审查出合同缺陷的；
（八）订立有重大缺陷、重大误解、显失公平等无效合同的；
（九）在合同履行中应当追究对方违约责任而擅自放弃的；
（十）未履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的；
（十一）合同发生纠纷相关人员延误处理超过法定时效的；
（十二）在合同签订、审核、履行过程中有其他失职行为。
第十七条 参与合同履行人员违反国家有关法律或本办法规定，给学校造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由学校给予责任人行政和经济处罚。触犯刑律的移交司法部门处理。学校保留对责任人的追索权。
第五章 附则
第十八条 本办法未尽事宜，依照国家有关的法律、法规和政策执行。
第十九条 本办法自院长办公会通过之日起实行。学校在此前发布的有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。
第二十条 本办法由财务处负责解释
